آشنایی با سماع - منو های آموزشگاه

بخش دوم آشنایی با سامانه ی مدیریت آموزشگاه علمی

بعد از تنظیمات اصلی سامانه آماده خواهد بود که اطلاعات آموزشگاه را وارد کنید. البته با هماهنگی با مدیر سیستم، مدیر سیستم می تواند ضمن تعامل با شما تنظیمات اولیه ی سامانه را برای شما انجام دهد و یک ترم فعال را برای شما مهیا کند تا بلافاصله به مرحله درج اطلاعات آموزشگاه برسید.

بخش آموزشگاه دارای 11 بخش است که در اینجا با این بخش ها آشنا می شویم.

1- دبیران:
از نام آن مشخص است که منوی مخصوص ثبت و ویرایش دبیران است. شما می توانید اطلاعات دبیرانی که در آموزشگاه فعالیت می کنند را از این بخش ایجاد نمایید. همچنین شما می توانید بعد از ثبت دبیران، اطلاعات دبیر را ویرایش کنید. ضمنا با تکمیل بخش های دیگر ماننده دوره ها و مسائل مالی، از طریق همین منو و کلیک روی نام هر دبیر می توانید علاوه بر اینکه اطلاعات اولیه دبیر را مشاهده کنید می توانید دوره های فعال، صورتحساب (تمام واریزهای آموزشگاه)، تعداد دوره ها، تعداد دانش آموزان، مبلغ پرداختی در ترم جاری  و بدهی علی الحساب آموزشگاه را نیز مشاهده کنید.

2- منابع/کتابها:
در این بخش شما می توانید منابع مورد تدریس در دوره ها را در صورت نیاز تعریف کنید. تعریف اطلاعات این بخش الزامی نیست. اما برای آموزشگاه های علمی می تواند جذابیت ایجاد کند. بعد از تعریف کتاب شما می توانید بخش های هر کتاب را نیز تعریف نمایید.
ضمنا در این بخش شما می توانید در صورت تمایل اطلاعات جزوات دبیران را نیز درج نمایید. (ایده ی ویژه ای با عنوان جزوه ی هوشمند در حال برنامه نویسی است که به علت منحصر بودن آن تا زمان انتشار جزئیات آن اطلاع رسانی نخواهد شد)

3- تمرین ها:
در این بخش همانطور که از نامش مشخص است دبیر یا مدیر موسسه می تواند برای دانش آموزان خودش تمرین ایجاد کند و لینک آنرا در اختیار دانش آموزان خود قرار دهد. استفاده از این بخش مستلزم تکمیل بخش کتاب ها است. (این بخش با بخش جزوه ی هوشمند در ارتباط است).
برای هر تمرین می توان تاریخ انقضا تعریف کرد. ثبت این تاریخ اختیاری است. در صورتی که زمان انقضای تمرین سپری شود دانش آموز قادر نخواهد بود تمرین را انجام دهد. 
برای انجام تمرین ساعاتی نیز در نظر گرفته شده است. شما می توانید این ساعات را با هماهنگی با فروشنده به دلخواه خود تغییر دهید. (در نسخه ی 2.3.2 و به بعد این ساعات توسط مدیر آموزشگاه قابل تنظیم است)
در بخش تمرین ها زیرمنوی سوالات وجود دارد که می توانید برای تمرین های خود سوالات چهارگزینه ای تعریف کنید. نکته ی مهم این است که شما در متن سوالات می توانید از فرمولهای ریاضی استفاده نمایید. البته استفاده از فرمولهای حرفه ای ریاضی نیازمند مقدار کمی مطالعه در مورد نحوه ی تایپ آنها می باشد. شما می توانید از فروشنده مستندات مربوط به تایپ فرمولهای ریاضی را دریافت نمایید.
نتایج آزمون دانش آموزان نیز در بخش نتایج قابل مشاهده خواهد بود. در صورتی که دانش آموزی تقاضای آزمون مجدد داشته باشد مدیر یا یکی از مدیرانی که دسترسی مربوط به را دارد می تواند نتیجه ی دانش آموز را از منوی نتایج حذف کند تا دانش آموز مجاز به شرکت مجدد در تمرین شود.
با کلیک روی آیکن «چشم» در منوی نتایج می توانید جزئیات سوال و جواب تمرین های هر دانش آموز را مشاهده کنید. در همین صفحه پاسخ صحیح و پاسخی که کاربر زده است مشخص شده است.
لازم به ذکر است که با ورود به بخش تمرین، لینک عمومی شرکت در تمرین هم به صورت لینک و هم به صورت بارکد در دسترس است که دبیر یا مدیر می توانید لینک یا بارکد را به نحو مقتضی در اختیار دانش آموزان مرتبط با تمرین قرار دهد. هر دانش آموز با ورود به لینک تمرین باید کد ملی خود را ثبت نماید تا مجاز به شرکت در تمرین شود. دانش آموزان غیرمرتبط امکان شرکت در تمرین را نخواهند داشت. 
*شرکت در تمرین فقط در ساعات خاصی (5 صبح الی 23) قابل انجام است. (از نسخه ی 2.3.2 به بالا لینک اختصاصی دانش آموزان نیز تولید شده و می توان به صورت اختصاصی در اختیار دانش آموز قرار داد)

4- مدیریت اتاق ها:
مدیران می توانند نسبت به اتاق های برگزاری کلاسها اقدام نمایند. عدم تعریف اتاق هیچ اختلالی در کار سامانه ایجاد نکرده و این بخش کاملا اختیاری است. اما برای آموزشگاه هایی که محدودیت کلاس فیزیکی دارند می تواند کاربرد مدیریتی داشته باشد.
بدیهی است اتاق ها قابل افزودن، ویرایش و حذف می باشند. برای اتاق مشخصه هایی مانند پنجره، مساحت، تعداد صندل و توضیحات قابل تعریف است.

5- مدیریت دوره ها:
یکی از مهمترین بخشهای سامانه است. اساسا هر دانش آموز در یک یا چند دوره شرکت می کند. دوره ها از طریق این منو ایجاد و مدیریت می شوند. برای ایجاد یک دوره ی جدید، کافیست روی “ایجاد دوره ی جدید” کلیک کنید.
- نام دوره: نام دوره را می توانید کمی مفصل ثبت کنید تا زمانیکه تعداد دوره ها زیاد شد بتوانید به راحتی با جستجو دوره ی مورد نظر خود را بیابید. توصیه می کنم یک الگوی خاص برای خود در نظر بگیرید. برای مثال الگوی “ابتدا نام کلاس|مقطع|دبیر” می تواند مفید باشد. البته مقطع و دبیر در خود دوره تعریف می شود و قابل جستجو است. این صرفا یک پیشنهاد است.
- ترم: ترمی که این دوره در آن اجرا خواهد شد را از منوی ترم ها انتخاب نمایید. هر دوره می تواند در طول یک ترم تعریف شود. اگر دوره ای ممکن است چند ترم به طول بیانجامد باید چند دوره ی کوتاهتر تنظیم کنید.
- دبیر دوره: از منوی کشویی به راحتی دبیر دوره را انتخاب کنید. هر دبیری که قبلا تعریف کرده اید در این منوی کشویی در دسترس خواهد بود.
- پایه: در این بخش پایه هایی که تعریف کرده اید در یک منوی کشویی نمایش داده خواهند شد تا شما یکی از آنها را انتخاب کنید. پایه صرفا برای دسته بندی تمرینات و دوره ها و … کاربرد دارد. لذا اگر دوره هایی مثلا برای سه پایه ی متوسطه ی اول دارید می توانید یک پایه ی جدید به نام “متوسطه ی اول” تعریف کنید.
-کتب/منبع مطالعاتی: بعد از انتخاب پایه، کتبی که برای پایه انتخاب شده است در این بخش در دسترس خواهد بود. کاربرد این بخش برای تمرین و جزوه ی هوشمند است. لذا چنانچه بنا ندارید از تمرین و جزوه ی هوشمند استفاده کنید تعیین این مقدار لزومی ندارد.
-انتخاب نوع دوره: همانطور که در بخش قبل گفتیم کلاسها از نظر تعرفه دسته بندی می شوند. کلاس کیفی سطح A,B,C که می توانید از بین آنها انتخاب کنید. توجه کنید که یک نوع دیگر با نام دوره ای نیز وجود دارد. این نوع مخصوص دوره ها با قیمت ثابت هستند که در بخش تعرفه ها توضیح داده شدند.
- تاریخ شروع و تاریخ پایان: زمان شروع و پایان تقریبی دوره را مشخص می کند. اگر زمان پایان مشخص نیست نیاز نیست حساسیت به خرج دهید. می توانید یک تاریخ دور را انتخاب کنید.
-وضعیت دوره: در زمان تعریف دوره ی جدید فقط یک حالت برای وضعیت دوره قابل تعریف است. اما بعد از تعریف دوره و مشخص کردن جلسات آن می توانید نسبت به تغییر وضعیت دوره اقدام نمایید. هر دوره می تواند متناسب با وضعیت آن یکی از مقادیر “در حال برنامه ریزی”، “در حال اجرا”، “لغو شده”، "پایان یافته"، "تسویه کامل شده"، "بایگانی" را به خود بگیرد. 
دوره هایی که در وضعیت بایگانی قرار می گیرند از لیست دوره ها خارج می شوند. (در صورتی که تعداد دوره ها زیاد شود برای جلوگیری از سردرگمی می توانید دوره های تکمیل شده را بایگانی نمایید. دوره های بایگانی شده از پایگاه داده حذف نمی شود و در صورت نیاز می توانید آنها را بازیابی نمایید).
-اتاق برگزاری: می توانید از میان اتاق هایی که تعریف کرده اید یکی را انتخاب کنید. این صرفاً برای مدیریت اتاق ها است و الزامی نیست.
گزینه های تقریبی:
این بخش که شامل قیمت تقریبی و تعداد جلسه تقریبی است برای محاسبه ی علی الحساب های دبیر و دانش آموز است. لذا هر چه دقیقتر این گزینه ها را تعیین کنید وجه علی الحساب برای دوره های از نوع “دوره ای” (با قیمت ثابت) دقیقتر محاسبه خواهد شد. لازم به ذکر است که این موارد برای دوره هایی با نوع کیفی A,B,C کاربردی ندارد.

6- مدیریت جلسات:
هر دوره ای که تعریف می شود می تواند چندین جلسه داشته باشد. البته تک جلسه خصوصی را نیز چنانچه ادامه دارد نباشد باید ابتدا به صورت دوره تعریف کرد سپس برای آن یک جلسه مشخص کرد. بنابراین بعد از تعریف هر دوره باید جلسات آن دوره مشخص شوند. با زیرمنوی ایجاد تک جلسه شما می توانید فقط یک جلسه را برای یک دوره ی خاص در زمان و تاریخ مشخص رزرو کنید. وقتی زیرمنوی “ایجاد تک جلسه” را انتخاب می کنید از شما دوره ی مربوطه، تاریخ و ساعت جلسه را درخواست می کند. این زیرمنو فقط برای دوره های تک جلسه ای کاربرد ندارد. گاهی لازم است به یک دوره یکی دو جلسه اضافه کنید. در اینصورت می توانید یک یا دو مرتبه از منوی “ایجاد تک جلسه” استفاده کنید.
توجه داشته باشید وقتی دوره را از منوی کشویی انتخاب می کنید اگر قبلا برای دوره جلساتی را تعیین کرده باشید، لیست جلسات تعیین شده در زیر همین فرم نمایش داده می شود تا از تداخل جلسات خودداری کنید.
- ایجاد جلسات هفتگی: همانطور که از نامش پیداست این زیرمنو برای ایجاد جلسات منظم هفتگی است. شما می توانید در این بخش دوره را انتخاب کنید. تاریخ اولین جلسه و ساعت آنرا مشخص کنید. بعد تعداد جلسات را وارد کنید. در سطر پایین شما شاهد روزهای هفته خواهید بود. با انتخاب روزهای هفته، سامانه به صورت اتوماتیک به شما تعداد جلساتی که تعیین کرده اید را در روزهای دلخواه شما پیشنهاد خواهد داد که در کنار هر کدام از آنها یک تیک فعال وجود دارد. اگر با تمام جلسات موافق باشید فقط کافیست کلید “ثبت جلسات” را زده و جلسات را ثبت کنید. هر کدام از جلسات پیشنهادی را که نخواهید (ممکن است مثلا با عید نوروز یا یک روز خاص مصادف باشد) می توانید تیک آنرا بردارید تا آن جلسه ثبت نشود.
زیاد نگران نباشید. تمام جلساتی که هنوز حضور و غیاب نشده اند در هر زمانی قابل حذف هستند. حتی نگران جلسات برنامه ریزی شده ای که به هر دلیلی کنسل خواهند شد نیز نباشید. چون امکان کنسل کردن یک جلسه نیز وجود دارد. (کنسل کردن با حذف کردن متفاوت است. زمانیکه یک جلسه را حذف می کنید از پایگاه داده پاک می شود و در هیچ بخشی نمایش داده نمی شود. اما وقتی یک جلسه را کنسل می کنید می توانید در سوابق دوره آنرا ببینید و حتی در زمان کنسل کردن دلیل کنسل شدن را نیز در سامانه قید نمایید)
- مشاهده جلسات: از این زیرمنو نیز می توانید تمام جلسات و وضعیت آنها را مشاهده کنید. با کلیک روی هر جلسه می توانید جزئیات جلسه (چه برگزار شده باشد و چه نشده باشد و چه کنسل شده باشد) را مشاهده کنید.

7- مدیریت دانش آموزان:
بدیهی است که یک آموزشگاه علمی دارای تعدادی دانش آموز یا هنرآموز یا دانشجو یا هر عبارت دیگری است. به هر حال این نوع موجودیت در این بخش تعریف و ویرایش خواهد شد.
-مشاهده دانش آموز: لیست تمام دانش آموزان با امکان جستجو و مرتب کردن بر اساس تمام فیلدها در این بخش در دسترس است.
ثبت دانش آموز: از این زیرمنو می توانید برای ثبت دانش آموز استفاده کنید. لازم به توضیح است که این کار توسط مدیران آموزشگاه انجام می شود. اما یک دانش آموز می تواند بدون ورود به بخش مدیریت از طریق لینک register از صفحه ی اصلی سایت نسبت به پیش ثبت نام اقدام نماید. برای آموزشگاه ها با تعداد زیاد دانش آموز که ثبت نام تمام آنها در سامانه می تواند زمانبر باشد بهتر است لینک ثبت نام را در اختیار دانش آموزان قرار دهید و از آنها بخواهید هر دانش آموز خودش نسبت به ثبت اطلاعاتش اقدام نماید.
شما خواهید توانست در هر زمان اطلاعات یک دانش آموز را ویرایش نمایید.

8- حضور و غیاب:
یکی از مهمترین بخش های سامانه، حضور و غیاب است. با کلیک بر روی زیرمنوی “ثبت حضور و غیاب” صفحه ای باز می شود که می توانید در آن، به دو روش دوره ای که می خواهید جلسات آنرا حضور و غیاب کنید را انتخاب کنید. هم از منوی کشویی و هم از کلید هایی که عنوان کلاس روی آن درج شده است.
پس از انتخاب دوره تمام جلسات دوره نمایش داده خواهند شد. جلسات برگزار شده به رنگ سبز و جلسات کنسل شده به رنگ قرمز خواهند بود. این دو نوع جلسه قابل کلیک نخواهند بود چرا که عملا قابلیت حضور و غیاب را ندارند. جلساتی که حضور و غیاب نشده اند به رنگ زرد و قابل کلیک کردن هستند. با کلیک روی هر جلسه به صفحه ی حضور و غیاب آن جلسه هدایت خواهید شد. در این صحفه نام تمام دانش آموزانی که در این جلسه ثبت نام شده اند* نوشته شده است و به صورت پیشفرض تمام آنها “حاضر” خورده اند که به سادگی می توانید حالت را به غایب تغییر دهید و روی کلید “ثبت حضور و غیاب” کلیک کنید.

شما در همین صفحه می توانید جلسه را با کلیک کردن روی کلید قرمز رنگ “جلسه کنسل شد” و درج علت آن کنسل کنید.

برای سامانه هایی که به سامانه ی پیامک متصل هستند امکان این وجود دارد که متن از پیش تعریق شده ای را به دانش آموزان دوره ارسال کنند.

-دفتر حضور و غیاب: در این زیرمنو باز هم تمام دوره ها برای شما لیست خواهد شد. با کلیک روی دفتر حضور و غیاب هر دوره می توانید صفحه ای مشابه دفتر حضور و غیاب واقعی که در مدارس تکمیل می شود را مشاهده کنید. از نسخه 2.4.1 شما می توانید دفتر حضور و غیاب را پرینت بگیرید.

9- برنامه:
در این منو شما برنامه ی تمام دبیران را به صورت شکیل و زیبا مشاهده می کنید. در بالای صفحه با کلیک کردن روی هر دبیر، فقط جلسات آن دبیر خاص نمایش داده خواهد شد.

10- SMS
این بخش ویژه مشتریانی است که به سامانه ی پیام کوتاه متصل هستند.
- مشاهده پیامک ها: در این بخش تمام پیامک های ارسالی، چه به صورت سیستمی و چه به صورت دستی نمایش داده می شوند. شما می توانید با کلیک روی علامت سطل زباله، هر پیامک را که خواستید حذف نمایید. توجه داشته باشید که حذف یک پیامک از سامانه باعث حذف پیامک ارسال شده به دانش آموز نخواهد شد. همچنین سابقه ی ارسال پیامک های ارسالی در سامانه ی ارسال پیامک متصل به سماع باقی خواهد ماند.

- ارسال پیامک: در این زیرمنو شما می توانید به دانش آموزان یک گروه خاص یک متن دلخواه ارسال نمایید.

11- اخبار
شما می توانید در این بخش، اخبار دلخواه خودتان را ثبت کنید تا در صفحه ی اصلی سایت شما نمایش داده شود.

 

*ثبت نام دانش آموزان در دوره: 

شما می توانید یک دانش آموز را به دو روش در یک دوره ثبت نام کنید:
 

• الف - ثبت یک دانش آموز در یک یا چند دوره: برای اینکار کافییست از منوی دانش آموز روی دانش آموز مد نظر کلیک کرده و وارد صفحه ی اختصاصی آن دانش آموز شوید. در صفحه ی باز شده در بخش “دوره های فعال” روی کلید “ثبت در دوره ها” کلیک کنید و از لیست باز شده دوره های مد نظر را انتخاب کنید.
  تاریخ پیوستن به دوره الزامی است. چون حضور و غیاب دانش آموز در این دوره/ها بر اساس این تاریخ ایجاد خواهد شد.
  در این بخش شما می توانید برای دانش آموز تخفیف نیز قائل شوید. این تخفیف در بخش مالی قابل مشاهده و ویرایش است.
• ب- ثبت نام یک یا چند دانش آموز در یک دوره: برای این کار ابتدا از طریق منوی دوره ها وارد دوره ی مد نظر شوید.در هر دوره کلید “ثبت نام دسته جمعی دانش آموزان” وجود دارد که با کلیک روی آن می توانید از لیست باز شده دانش آموزن مورد نظر خود را در دوره ثبت کنید. هر دانش آموز ممکن است در بخشی از دوره به دوره ملحق شده باشد. برای مثال ممکن است دوره ی از 1 مهر آغاز شده باشد اما دانش آموزی از 1 آبان به دوره ملحق شود. در اینصورت در زمان ثبت دانش آموز تاریخ پیوستن به دوره را باید 1 آبان درج کنید. با اینکار در حضور و غیاب های دانش دوره، دانش آموز جدید فقط برای جلسات بعد از 1 آبان در لیست مشاهده خواهد شد.